Wie zijn wij?
Vextro Hosting is een eenmanszaak, gevestigd aan Westercluft 69, 8332 AC Steenwijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42170707. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze privacyverklaring staat beschreven.
Vragen over privacy of een verzoek over je gegevens stuur je naar info@vextro.nl.
Waar gaat deze verklaring over?
Deze verklaring gaat over de website vextro.nl, het accountcentrum, het VPanel, de AI-assistent Vexie op de website, onze Discord-server en de bot Vexie, en over contact met ons via de helpdesk, e-mail of Discord.
Solliciteer je bij ons? Lees dan de aparte privacytoelichting voor sollicitanten.
Verwerk je zelf persoonsgegevens met een bot, website of database die je bij ons host, dan ben jij daarvoor verantwoordelijk en zijn wij daarbij jouw verwerker. Daarvoor is een verwerkersovereenkomst beschikbaar.
Welke gegevens gebruiken we, waarvoor en op welke grond?
| Waarvoor | Welke gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Je account aanmaken en beheren, inloggen | Gebruikersnaam, e-mailadres, voor- en achternaam, wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen), klantnummer, profielfoto als je die instelt, je e-mailvoorkeuren, wanneer je de voorwaarden accepteerde en je e-mailadres bevestigde | Uitvoering van de overeenkomst |
| Vragen hoe je ons gevonden hebt | Je antwoord bij de registratie | Toestemming (de vraag is optioneel, je kunt "Zeg ik liever niet" kiezen) |
| Bestellingen, betalingen en facturen | Bestelde producten, bedragen, factuurnaam, bedrijfsnaam, factuuradres, land, btw-nummer (als je dat opgeeft), ordernummer, factuurnummer, betaalstatus en de referentie van de betaling bij Stripe. Je kaart- of bankgegevens ontvangen wij niet; die verwerkt Stripe. | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht (belasting- en administratieplicht) |
| Je hosting leveren (Discord bot hosting, VPS hosting, VPanel) | De bestanden, bots, databases en instellingen die je uploadt of maakt, logboeken en console-uitvoer van je hosting, verbruik (processor en geheugen), met wie je je hosting deelt | Uitvoering van de overeenkomst |
| Bestanden van je hosting inzien als dat nodig is, en zo nodig maatregelen nemen (zie de algemene voorwaarden en de VPanel-voorwaarden) | De bestanden en gegevens van je hosting. Alleen aangewezen medewerkers doen dit, en hun beheerhandelingen worden vastgelegd. | Uitvoering van de overeenkomst (beheer, storingen, ondersteuning); gerechtvaardigd belang (beveiliging en het onderzoeken van misbruik); wettelijke plicht |
| Terugbetaling als je binnen de bedenktijd stopt | De terugbetaalmethode en het rekeningnummer of de Tikkie-gegevens die je opgeeft | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht |
| Bewijs van akkoord met onze voorwaarden | Welke versie van een document je hebt geaccepteerd of gelezen, wanneer, en bij welke bestelling | Gerechtvaardigd belang (aantonen wat er is afgesproken) |
| Helpdesk, contactformulier en e-mail | Je naam, e-mailadres, je bericht, bijlagen die je meestuurt, de inhoud van je winkelwagen als je vanuit het afrekenen contact opneemt, en interne notities van ons team over je vraag | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang (je vraag beantwoorden) |
| Je Discord-account koppelen | Je Discord-ID en Discord-gebruikersnaam. Bij het koppelen voegen we je toe aan onze Discord-server en geven we je de klantrol zolang je actieve hosting hebt. | Toestemming (koppelen is vrijwillig); uitvoering van de overeenkomst voor berichten over je hosting en bestellingen |
| De AI-assistent Vexie op de website | De berichten die je in de chat typt. Ben je ingelogd, dan ook de namen, de status en de resterende looptijd van je hostings, zodat Vexie je vraag kan beantwoorden. Je naam en e-mailadres sturen we niet mee. | Gerechtvaardigd belang (je vraag snel beantwoorden) |
| Reviews | Je naam of Discord-naam, je score en je tekst, en een versleutelde code van je IP-adres om misbruik te voorkomen. Reviews zijn openbaar zichtbaar met je naam. | Toestemming (een review plaatsen is vrijwillig; je kunt vragen hem te verwijderen) |
| Onze Discord-server en moderatie | Je Discord-ID, waarschuwingen, mutes, time-outs en bans met de reden en de moderator, en meldingen van de bot over gebeurtenissen in de server | Gerechtvaardigd belang (een veilige community) |
| Beveiliging van de website | Inlogcodes om ingelogd te blijven, links voor wachtwoordherstel (met het IP-adres van de aanvraag) en links om je e-mailadres te bevestigen. Voor de chat met Vexie houden we het aantal berichten per tijdvak bij met een versleutelde code. | Gerechtvaardigd belang (misbruik voorkomen); uitvoering van de overeenkomst |
| Nieuwsbrief en andere e-mailberichten die je zelf aanzet | Je e-mailadres en de keuzes die je in je account maakt | Toestemming (staat standaard uit, je kunt het altijd uitzetten) |
Met wie delen we gegevens?
We verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om onze diensten te leveren:
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Stripe | Betalingen, factuuradres en btw-controle bij het afrekenen. Voor een deel van de verwerking is Stripe zelf verantwoordelijk, bijvoorbeeld voor fraudecontrole. | Ierland en Verenigde Staten |
| Resend | Het versturen van e-mails, zoals de bevestiging van je e-mailadres, wachtwoordherstel en bestelbevestigingen | Verenigde Staten |
| Groq | Het beantwoorden van vragen in de chat met Vexie op de website | Verenigde Staten |
| Discord | Inloggen en koppelen met Discord, onze Discord-server, berichten van de bot | Verenigde Staten |
| ngrok | Een beveiligde verbinding tussen de website en de server waarop je hosting draait. Bestanden, console-uitvoer en opdrachten van je hosting gaan via deze verbinding. | Verenigde Staten |
| Junda | Webhosting: opslag van de website en de database | Europese Unie (volgens de verwerkersovereenkomst van Junda is doorgifte buiten de EU verboden) |
| Junda | Ontvangen van e-mail aan info@vextro.nl | Europese Unie |
Je hosting zelf draait op een server van Vextro Hosting in Nederland, die wij zelf beheren.
Met Junda, Stripe, Resend, Groq en ngrok gelden de verwerkersafspraken die onderdeel zijn van hun voorwaarden. Stripe en Discord zijn voor een deel van de verwerking zelf verantwoordelijk, bijvoorbeeld Stripe voor fraudecontrole en Discord voor je Discord-account.
We geven gegevens ook door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of op bevel van een rechter.
Gegevens buiten de Europese Unie
Stripe, Resend, Groq, Discord en ngrok zijn Amerikaanse bedrijven. Gegevens die zij verwerken, kunnen in de Verenigde Staten terechtkomen. Voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; die zijn opgenomen in de voorwaarden of verwerkersafspraken van elk van deze bedrijven. Stripe, Resend, Discord en ngrok verklaren daarnaast deel te nemen aan het EU-VS Data Privacy Framework.
Hoe lang bewaren we je gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account | Zolang je account bestaat. Heb je nooit iets besteld, geen hosting en 2 jaar niet ingelogd, dan sturen we je een e-mail. Log je daarna binnen 30 dagen niet in, dan verwijderen we je account. We houden bij wanneer je voor het laatst inlogt. |
| Bestellingen en facturen | 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht |
| Terugbetaalgegevens (rekeningnummer of Tikkie) | Tot 60 dagen nadat je je hosting hebt gestopt; daarna wissen we ze automatisch |
| Bewijs van akkoord met voorwaarden | Zolang je diensten bij ons hebt, plus 5 jaar nadat je laatste dienst is geëindigd. We bewaren alleen wie je bent (je account), welke versie je hebt geaccepteerd en wanneer. |
| Helpdesktickets | 1 jaar |
| Berichten via het contactformulier | 1 jaar; daarna verwijderen we ze automatisch |
| Inlogcodes, links voor wachtwoordherstel en e-mailbevestiging | Tot ze verlopen; links voor wachtwoordherstel en e-mailbevestiging worden 30 dagen na het verlopen automatisch verwijderd |
| Chat met Vexie op de website | Wij slaan de gesprekken niet op. Je browser bewaart het gesprek tot je het tabblad sluit. Volgens Groq bewaart Groq de berichten standaard niet; alleen bij storingen of vermoeden van misbruik kan Groq ze tot 30 dagen bewaren. Groq gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen. |
| Bestanden en gegevens van je hosting | Zolang je hosting loopt, plus 30 dagen na het einde. In die 30 dagen kun je je bestanden nog laten exporteren; daarna verwijderen we ze. Dat geldt ook voor de back-ups die je in het VPanel maakt (de laatste 5 per hosting), oude versies van bestanden (5 per bestand) en de prullenbak (bestanden daarin worden al na 7 dagen verwijderd). |
| Reviews | Zolang je review online staat en relevant is. We beoordelen de reviews elk jaar. Vraag je ons je review te verwijderen of te anonimiseren, dan doen we dat, tenzij de wet ons verplicht iets te bewaren. |
| Moderatie in de Discord-server | Waarschuwingen, mutes, time-outs en kicks: 1 jaar. Een ban: zolang de ban duurt, plus 1 jaar. Langlopende bans beoordelen we elk jaar opnieuw. |
| Logboeken van de website | 30 dagen; daarna verwijderen we ze automatisch |
| Back-ups en logboeken van de hostingserver en de webhost | Logboeken: 30 dagen. Van klantgegevens en alle hostings maken we elke nacht een back-up op een apart systeem; die bewaren we 2 dagen. We gebruiken back-ups alleen om gegevens terug te zetten na een storing of verlies. |
| E-mails aan en van info@vextro.nl | E-mails die bij onze administratie horen, zoals over bestellingen, betalingen en facturen: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht. Andere e-mails bewaren we zolang dat nodig is om je vraag af te handelen. |
Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen. Zo gebruikt de website een versleutelde verbinding (HTTPS), slaan we wachtwoorden alleen versleuteld op, beschermen we formulieren tegen misbruik en heeft alleen ons team toegang tot klantgegevens. Toegang tot het beheer is beperkt tot aangewezen beheerders, en hun handelingen worden vastgelegd.
Bezoek je vextro.nl via http, dan sturen we je door naar de beveiligde https-versie. Medewerkers kunnen alleen in de bestanden van je hosting kijken als dat nodig is, zoals hierboven staat beschreven, en hun beheerhandelingen worden vastgelegd.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en om je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken; dat geldt vanaf het moment van intrekken.
Stuur je verzoek naar info@vextro.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen te laten zien dat het om jouw account gaat. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, kunnen we niet eerder verwijderen.
Een klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Geautomatiseerde besluiten
We nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen of andere aanzienlijke gevolgen voor je hebben. Vexie beantwoordt vragen, maar neemt geen besluiten over je account, bestelling of hosting.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De datum en het versienummer bovenaan laten zien welke versie geldt. Oudere versies vind je onder "Eerdere versies". Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten in het accountcentrum.